News and Blog

Pentingnya Digitalisasi Surat dalam Menunjang Kinerja APIP

WhatsApp Image 2023-02-06 at 3.41.07 PM (1)
Artikel

Pentingnya Digitalisasi Surat dalam Menunjang Kinerja APIP

APIP atau Aparat Pengawasan Internal Pemerintah adalah elemen penting dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi di lingkungan pemerintah. Sebagai pengawas internal, tugas APIP adalah memastikan bahwa organisasi pemerintah melakukan kegiatan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Dalam menjalankan tugasnya, APIP perlu mengumpulkan informasi, melakukan audit, dan mengawasi berbagai kegiatan pemerintah.

SINDE merupakan aplikasi persuratan digital di lingkungan Kemendikbudristek. (Desain: Fauzi).

Namun, dengan semakin kompleksnya tugas APIP, tantangan untuk mengumpulkan dan mengelola informasi semakin meningkat. Hal ini diperparah dengan masih banyaknya pemerintah daerah yang menggunakan sistem manual dalam pengarsipan surat-menyurat. Padahal, sistem manual dalam pengarsipan surat sangat rentan terhadap risiko kehilangan dan kebocoran informasi yang sejatinya adalah hal rahasia bahkan termasuk dalam informasi yang dikecualikan di lingkungan APIP. Oleh karena itu, digitalisasi surat sangat penting dalam menunjang kinerja APIP.

 

Berikut adalah beberapa alasan mengapa digitalisasi surat sangat penting dalam menunjang kinerja APIP:

  1. Efisiensi dan Efektivitas. Digitalisasi surat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja APIP. Dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital, APIP dapat menghemat waktu dan biaya dalam pengarsipan dan pencarian dokumen. Dokumen yang tersimpan secara digital dapat diakses kapan saja dan di mana saja dengan menggunakan perangkat elektronik seperti laptop atau smartphone. Hal ini membuat APIP dapat menghemat waktu dalam mencari dokumen dan memastikan bahwa dokumen yang diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
  2. Keamanan Informasi. Salah satu tantangan terbesar dalam menjaga akuntabilitas dan transparansi adalah keamanan informasi. Penggunaan sistem manual dalam pengarsipan surat sangat rentan terhadap risiko kehilangan dan kebocoran informasi. Dalam hal ini, digitalisasi surat dapat membantu APIP mengatasi risiko tersebut. Dengan menyimpan dokumen dalam format digital, APIP dapat memastikan keamanan dokumen dengan menggunakan sistem keamanan informasi seperti enkripsi dan password. Hal ini membuat dokumen lebih aman dan sulit untuk diakses oleh orang yang tidak berwenang.
  3. Kolaborasi yang Lebih Baik. Digitalisasi surat juga dapat meningkatkan kolaborasi antara APIP dan unit-unit lain di dalam organisasi pemerintah. Dalam format digital, dokumen dapat dengan mudah dibagikan dan dikirim ke unit lain dalam organisasi pemerintah. Hal ini dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara APIP dan unit lain dalam mengumpulkan informasi dan memastikan kepatuhan dengan aturan yang berlaku.
  4. Penghematan Biaya Dalam jangka panjang, digitalisasi surat juga dapat membantu APIP menghemat biaya dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumen. Sistem manual dalam pengarsipan surat memerlukan biaya untuk pembelian dan pemeliharaan peralatan seperti lemari arsip dan kertas. Dalam hal ini, digitalisasi surat memungkinkan biaya lebih murah karena bisa menghemat pembelian dan pemeliharaan peralatan/perlengkapan penyimpanan arsip.

Inspektorat Jenderal (Itjen) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) juga merupakan APIP di lingkungan kementeriannya. Itjen telah mengadopsi sistem digitalisasi surat, bahkan dimulai dari proses penciptaan surat yang membutuhkan tanda tangan elektronik melalui sebuah aplikasi yang dipakai di lingkungan Kemendikbudristek, yaitu Sistem Persuratan dan Naskah Dinas Elektronik (SINDE). Melalui SINDE, mulai dari penciptaan surat, verifikasi surat (yang menggantikan fungsi paraf berjenjang pimpinan dalam persuratan fisik), penandatanganan surat, pengeditan atau revisi surat, pengiriman surat dilakukan dalam satu aplikasi. Begitupun dengan pengarsipan. SINDE menyediakan menu pengarsipan elektronik, di mana operator pengarsipan bisa menyimpan surat-surat yang berada di SINDE, maupun memasukkan digitalisasi dokumen lainnya untuk diarsipkan di aplikasi.

Digitalisasi yang dilakukan membuat Itjen Kemendikbudristek bisa meminimalisir penyimpanan surat, dan mengefisienkan waktu untuk berkomunikasi dan berkorespondensi dengan satuan kerja yang dibina. Semua alasan yang disebutkan di atas benar-benar terasa dalam pengaplikasian persuratan digital sehari-hari di lingkungan Itjen Kemendikbudristek.