Jakarta. (Itjen Kemendikbudristek) – Setelah sempat tertinggal dengan unit lain di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek), Inspektorat Jenderal (Itjen) akhirnya melakukan banyak tonggak pencapaian dalam pengelolaan kearsipan. Salah satu tonggak pencapaian itu adalah dengan melakukan sidang penilaian daftar usul arsip musnah untuk pertama kalinya. Sidang digelar di Jakarta, Selasa-Kamis (9-11/10), dihadiri oleh tim penilai usul arsip musnah Itjen yang terdiri dari Arsiparis Madya Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbudristek, Kepala Bagian Tata Usaha, Subkoordinator Keuangan dan Rumah Tangga, seluruh koordinator/subkoordinator masing-masing Inspektorat/bidang di lingkungan Itjen atau yang mewakilinya, dan Staf Bagian Tata Usaha.

Penilaian usul arsip musnah dilakukan untuk menilai apakah arsip yang telah lewat jadwal retensi arsip sudah bisa dimusnahkan atau masih harus disimpan kembali. Selain dari melewati jadwal retensi, arsip tersebut harus dipastikan sudah tidak bernilai guna lagi, dan tidak terkait dengan kasus atau pemeriksaan apapun. Sebanyak  1189 arsip yang termasuk dalam daftar arsip usul musnah disidangkan, sekitar 30 arsip dinyatakan disimpan kembali. Arsip yang diusulkan musnah berasal dari kategori arsip keuangan, kepegawaian, perencanaan, kerumahtanggaan dan ketatausahaan, serta pengawasan.

Kepala Bagian Tata Usaha Itjen, Harsono menyampaikan rasa bahagianya atas dilaksanakan kegiatan ini. “Alhamdulillah kita sudah mencapai milestone berikutnya dari pengelolaan arsip. Semoga pencapaian ini tidak berhenti sampai di sini, akan ada lagi pencapaian berikutnya yang akan kita lakukan dan pengelolaan arsip selanjutnya berjalan dengan tertib,” harap Harsono.

Turut hadir dalam kegiatan, Direktur Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Rudi Anton selaku narasumber dalam acara ini. Rudi menekankan pentingnya arsip bagi Auditor internal pemerintah. “Bagi penegak hukum dan auditor, arsip melekat sekali dengan pelaksanaan tugas sehari-hari. Bahkan saya menyampaikan saran ke BPK, agar tertib arsip dimasukkan menjadi unsur penilaian opini WTP,” ujar Rudi dalam materinya.

“Itjen, urusan arsip harus the best karena dia yang mengaudit. Alasannya, kita berani mengaudit orang dan meminta tertib arsip mereka, padahal di kita sendiri kurang tertib, maka akan membuat impresi buruk di mata auditi,” lanjut Rudi.

Rudi juga menyatakan, penyusutan arsip adalah keniscayaan, termasuk dengan pemusnahan arsip. Hal ini dikarenakan banyaknya pemborosan yang akan terjadi bila tetap mempertahankan arsip. Namun Rudi mengingatkan agar berhati-hati dalam memusnahkan arsip, karena memusnahkan arsip yang tidak prosedural merupakan tindakan pidana dengan ancaman hukuman 10 tahun berdasarkan undang-undang yang ada.

Rudi juga mengingatkan dokumen-dokumen penting dalam pemusnahan arsip, di antaranya: SK Tim Penilai Usul Arsip Musnah; Notulen; Surat dari unit kerja ke Menteri; Surat dari Sesjen ke ANRI, Surat persetujuan musnah dari ANRI; dan diakhiri dengan dokumen Berita Acara Pemusnahan.